HOJA DE CÁLCULO: INTRODUCCIÓN

Una hoja de cálculo, es un documento informático formado por filas (horizontales) y columnas (verticales), donde cada intersección entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre de celda (un grupo de celdas, recibe el nombre de rango). Hacer referencia a cada celda, es tan fácil como jugar al juego de la "guerra de barcos", pues cada celda tiene unas coordenadas. De la misma forma a como jugamos a la guerra de barcos, cuando damos unas coordenadas del tipo A4, o B6, y decimos que estamos tocados, o hundidos, lo mismo podemos hacer, para referirnos a una celda, pues además esta intersección entre columna y fila, nos aparece resaltada. Podemos averiguarlo, haciendo referencia a la columna, que está formada por letras, y a la fila, que está formada por números. De tal forma, por ejemplo, podemos saber que la celda B6 nos está haciendo referencia a la segunda columna (la columna B, pues están por orden alfabético: A, B, C, D, etc...) y a la sexta fila.

Este es el aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel), donde no tenemos ningún dato escrito:

En esta otra pantalla, podemos ver que estamos situados en la celda B6, pues se muestra resaltada tanto la celda, como la referencia a la columna y a la fila que forman esa intersección:

Desplazarnos de una celda a otra, es tan sencillo como colocar el cursor en la celda deseada. Nos situamos con el puntero del ratón en la intersección de la columna y la celda donde queramos situarnos, y pulsamos el botón izquierdo del ratón. Tan sencillo como eso, para situarnos en esa nueva celda o esa nueva ubicación, dentro de la hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo están integradas en lo que se denominan libros (libros de cálculo), de tal forma que en cada libro podemos tener desde una hoja de cálculo, hasta tantas como nos admita la aplicación que estamos utilizando. Por ejemplo, si ampliamos la imagen anterior, veremos que en la parte inferior de la misma, aparecen 3 pestañas, y que son cada una de las hojas que conforman el libro. Como mínimo, un libro debe contener una hoja, es decir, una pestaña, y se les puede cambiar el nombre que tienen por defecto (Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.).

Más información aquí 

EL ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL 2010

Al arracar Excel 2010 lo primero que vemos es una pantalla como la de la imagen:

La mayor parte de esa ventana está ocupada por la hoja de cáculo propiamente dicha, constituida por una cuadrícula de 16.384  columnas, que nombraremos con las letras del abecedario y combinación de ellas, y 1.048.576 filas, que estarán numeradas. Para referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del número de la fila: A1, Z28, etc.

Conviene familiarizarse bien con dicha pantalla ya que será nuestro entorno de trabajo con la hoja de cálculo. Comparte con el entorno de trabajo de word algunas funcionalidades y barras como la barra de títulos, con el nombre del documento (por defecto, y hasta que el archivo es guardado nos asigna el nombre formado por la palabra Libro, seguido de un número que depende de los archivos que tengamos abiertos y sin guardar: Libro1, Libro2, Libro3, etc.) y del programa,  y en el extremo derecho de la barra los botones minimizar, restaurar y cerrar.

En el extremo izquierdo de la barra de títulos y, formando una barra independiente, tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, que contiene las acciones más usuales en Excel tales como Guardar, Deshacer o Rehacer. Además, haciendo click en en la flecha desplegable de la derecha podemos personalizar la barra de acceso rápido, añadiendo y quitando opciones.

A continuación nos encontramos con la banda de opciones. Encabezada por una serie de pestañas contiene todas las posibles acciones que pueden realizarse con Excel 2010. En estos menús están todas las operaciones posibles, pero si alguna la realizamos muy frecuentemente podemos añadirla a la barra de acceso rápido como ya hemos visto.

Las pestañas que tiene la banda de opciones son: Archivo (que viene a sustituir al botón office de la versión 2007), Inicio, Diseño de página, Fórmula, Datos, Revisar y Vista.

Si pulsamos la tecla Alt apareceran, dentro de unos cuadraditos, las teclas o conjunto de teclas que hemos de pulsar para seleccionar las distintas opciones con el teclado sin usar el ratón.

La pestaña Archivo, que tiene el fondo de color verde, como ya hemos mencionado sustituye al botón Office de la versión 2007, y contiene las opciones de Guardar, Imprimir, etc. así como información sobre el archivo que estamos usado: tamaño, fecha de creación, autor, etc.

La siguiente barra que nos encontramos es la barra de fórmulas, que además de indicarnos las coordenadas de la celda activa, también nos muestra su contenido.

Acabamos con la barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de vista: normal, vista diseño y vista previa de salto de página, y el zoom.

Más información

UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

La función principal de Excel es una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA

ADVERTENCIA

. 

Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.

Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades. También podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc. y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. 

La hoja de cálculo Excel forma parte del paquete de soluciones ofimáticas Office de Microsoft. Se trata de una herramienta administrativa muy utilizada a nivel de empresa y junto al procesador de texto Microsoft Word es la solución ofimática utilizada por más usuarios. 

Excel como hoja de cálculo es tan buen producto que por el momento parece que no existe ningún otro que le supere, al menos así lo confirma el alto nivel de usuarios que recurren a usarlo.